Magdalena Szmidt

Fotograf na event. Co powinieneś wiedzieć?

Nawiązałeś współpracę z najlepszymi prelegentami i influencerami. Doskonale wiesz, że tematyka organizowanego przez Ciebie wydarzenia będzie unikalna i zaskoczy swoją nietuzinkowością, a każdy najdrobniejszy element został starannie dopracowany. Praktycznie wszystko jest już dopięte na ostatni guzik i tworzy oryginalną całość. Ach! Brakuje fotografa! Kto uwieczni i udokumentuje ten ważny moment? Co powinieneś wiedzieć zanim zdecydujesz się na współpracę z osobą, której portfolio Cię urzekło? Na co zwrócić uwagę przy powierzeniu zlecenia? Co powinno znaleźć się w briefie? Na co należy uważać?
Fotografia eventowa
Profesjonalnie udokumentowany event to wymarzona wizytówka firmy. Przesądza o tym, jak zostanie zrelacjonowany przez media oraz w jaki sposób odbiorą go Twoi klienci i pracownicy. Obecność fotografa na evencie jest obowiązkowa, ale wybór nie jest łatwym zadaniem. Konkurencja na rynku jest ogromna, a oferta cenowa niezwykle zróżnicowana. Wybór fotografa jest oczywiście podyktowany osobistymi preferencjami i koncepcją wydarzenia. Przed podjęciem decyzji, warto przejrzeć portfolio swojego faworyta i zapoznać się z jego doświadczeniem: sprawdzić, czy fotografował już na podobnych eventach. Każdy z fotografów posiada przecież profesjonalny sprzęt za kilkanaście tysięcy, poczucie estetyki i wyczucie, ale to jednak nie jest wszystko. To zawartość i treść przekazu odpowiadają za reakcję odbiorcy. Od fotografa zależy, jak Twój event odbiorą Twoi przyszli Klienci.
Obecność fotografa na wydarzeniu możemy rozpatrywać w dwóch kategoriach: w postaci dyskretnej dokumentacji lub aktywnego uczestnictwa. Fotograf może z ukrycia obserwować całe wydarzenie, bądź stać się jego główną atrakcją. To od Ciebie zależy, która forma będzie najodpowiedniejsza i sprawdzi się akurat podczas organizowanego przez Ciebie wydarzenia. Fotograf wykonujący swoją pracę niemalże z ukrycia, ma szansę uchwycić prawdziwe emocje i uwiecznić momenty, które nie miałyby szansy ujrzeć światła dziennego. Łapanie chwil to pożądana umiejętność w branży eventowej. Bardzo często zdjęcia z eventu to relacja graficzna tego, co działo się i kto był na nim obecny. To suchy przekaz, nie przedstawiający klimatu czy energii, nie pobudzający do refleksji ( tzw. dokumentacja eventowa). Poprzez aktywne uczestnictwo ekipy fotograficznej rozumie się wykorzystanie: fotobudek, ścianek lub budowę specjalnej scenerii tematycznej. Zakres obowiązków fotografa czy ekipy fotograficznej powinien zostać szczegółowo omówiony przed umożliwieniem fotorelacji, ponieważ usprawni to pracę fotografa. Event to gra zespołowa, więc wspólnie należy starać się o uzyskanie najlepszego możliwego efektu.
Podstawa to brief
Bez briefu, czyli dokumentu omawiającego obsługę fotograficzną ani rusz! Precyzyjnie i szczegółowo przygotowany plan pozwoli ustalić zakres obowiązków oraz kosztorys usługi. Dzięki temu zarówno zleceniodawca, jak i fotograf będą dokładnie wiedzieli, co mają robić i jakie są ich wzajemne oczekiwania. Dużą staranność należy przyłożyć do prezentacji wizji fotorelacji. Co, więc powinno znaleźć się w briefie?
  • data wydarzenia
  • lokalizacja
  • rodzaj eventu – zupełnie inaczej wygląda relacja z konferencji, targów czy kongresu, a zupełnie inaczej z imprezy firmowej, czy eventu odbywającego się w plenerze
  • planowana ilość osób obecnych na wydarzeniu – pozwoli to firmie fotograficznej na ustalenie liczby fotografów, jaka powinna zostać wysłana na realizację
  • oczekiwany czas obecności fotografa z wyszczególnionymi godzinami atrakcji podczas, których jego obecność jest obowiązkowa
  • wizja fotorelacji – przedstaw swoje oczekiwania: co, kto i gdzie powinien zostać uwieczniony, aby uniknąć ewentualnych niedomówień
  • preferowana liczba zdjęć
  • pożądany termin otrzymania gotowej fotorelacji
  • informacja dotycząca wielkości pomieszczenia/pleneru, poziomu oświetlenia, rodzaju zdjęć (czy będą to zdjęcia grupowe/indywidualne/z lotu ptaka/z bliska), jakiego rodzaju wydarzenia towarzyszące będzie musiał sfotografować – te informacje pozwolą fotografowi na dobranie odpowiedniego sprzętu. Do zdjęć grupowych lub wykonywanych z daleka, fotograf będzie musiał zabrać ze sobą obiektyw szerokokątny, natomiast do zdjęć ludzi wystarczy 50 mm lub 75 mm ( portretowy). Chyba, że dysponuje obiektywem zmiennoogniskowym to już wtedy zupełnie inna sprawa 🙂 Tak, czy inaczej informacje te pozwolą zleceniobiorcy zabrać ze sobą odpowiedni sprzęt tj. statywy, lampy błyskowe, ewentualnie dodatkowe oświetlenie.
  • informacja o potrzebie tzw. “zdjęć startowych”, które Klient może opublikować w social media chwilę przed startem imprezy.
Podczas prezentacji swoich oczekiwań weź pod uwagę:
  • Umożliwienie wizji lokalnej, wykonania zdjęć próbnych, czyli wizyta przed rozpoczęciem wydarzenia. Zwykle odbywa się godzinę przed rozpoczęciem eventu. Jest to czas, w którym fotograf może zapoznać się z ostateczną agendą, z rozkładem sal oraz rodzajem oświetlenia ( bardzo często zdarza się, że w każdym pomieszczeniu mamy do czynienia z innym źródłem światła; na profesjonalnie przygotowanych eventach światło powinno być zbliżone do światła dziennego). Przed eventem atmosfera jest nerwowa, ale warto uwzględnić w swoim planie krótkie, podsumowujące spotkanie z fotografem i oprowadzić po najważniejszych punktach.
  • Doprecyzuj, co rozumiesz przez sformułowanie “emocje widoczne na zdjęciach“.
  • Zwróć uwagę, aby fotorelacja charakteryzowała się jednolitością i spójnością.
  • Ścianka na wydarzeniu. Wielu zleceniodawców entuzjastycznie podchodzi do kwestii ścianek, ale trzeba pamiętać, że nie do każdego rodzaju wydarzenia ścianka jest odpowiednia. Przykładowo: uczestnicy konferencji i kongresów nie bardzo wiedzą, w jakim celu mieliby wykonywać zdjęcia na ściance, bo często wolą zachować anonimowość. Z kolei uczestnicy imprez firmowych i bankietów, wręcz uwielbiają fotografować się na ściance. Ponadto ścianka zawierająca logotypy sponsorów, bądź zleceniodawcy to dobra forma reklamy – uczestnicy wykonują sobie zdjęcia na ściance i wrzucają do sieci, relacjonując w tym czasie swój dzień oraz uczestnictwo w godnym uwagi wydarzeniu ( popularne Instastory bądź FB Story).
  • Weź pod uwagę, że rzadko sprawdza się zasada „Jestem fotografem. Mogę fotografować na evencie”. Zazwyczaj twórca specjalizuje się w konkretnym rodzaju zdjęć. Fotograf produktowy przygotuje zupełnie inną formę zdjęć z eventu – będą to prawdopodobnie bardziej artystyczne zdjęcia.
  • Komunikatywność.  Warto zwrócić uwagę na osobowość fotografa. Naturalne zdjęcia, pełne pozytywnej energii uzyska ciepły człowiek, przy którym inni czują się komfortowo i nawet najbardziej wstydliwa osoba uśmiechnie się do jego zdjęcia.
  • Partnerskie relacje. Zadbaj o poczucie bezpieczeństwa. Jednym z najważniejszych elementów jest podpisanie umowy.
Kiedy otrzymam gotowe zdjęcia?
Oczywiście, bardzo ważny jest czas publikacji, aby emocje po imprezie zbyt mocno nie opadły. W dobie social media jest to wręcz jeden z najważniejszym punktów, który należy ustalić w trakcie nawiązywania współpracy. Każdy z uczestników chciałby przecież zobaczyć zdjęcia, jak najszybciej. Publikacja po tygodniu, czy dwóch kompletnie mija się z celem, natomiast warto zdać sobie sprawę z tego, że fotograf potrzebuje trochę czasu, aby wybrać i przygotować najlepsze ujęcia. Fotograf wykonuje zdjęcia w RAWach, czyli surowych formatach zapisu danych z matrycy światłoczułej, które wymagają edycji w zaawansowanych programach graficznych. Najlepiej dać ok. 2-3 dni na przygotowanie całej fotorelacji. Pamiętaj, że najważniejsza jest jakość, a pośpiech bywa złym doradcą. Fotograf może dostarczyć materiał zdjęciowy w trakcie lub kilka godzin po evencie. Jest to rozwiązanie, które najczęściej wiąże się z dodatkowym kosztem, ponieważ oprócz fotografów czasem należy liczyć się z zatrudnieniem fotoedytora, a także zapewnieniem lokalizacji oraz warunków technicznych do pracy w trakcie eventu. Nie mniej jednak, warto zapytać i ustalić tą kwestię z fotografem. Niektórzy z nich posiadają umiejętności edytorskie i są w stanie samodzielnie przygotować zdjęcia do publikacji nawet do kilku godzin po evencie.
Prawa do publikacji zdjęć
Istotną kwestią w nawiązaniu współpracy z fotografem jest ustalenie kwestii praw autorskich. Należy wyraźnie zaznaczyć, w jakim celu zdjęcia będą wykorzystywane: czy jedynie jako dokumentacja do prezentacji, czy do publikacji na stronie internetowej, w social media, na portalach internetowych i w magazynach drukowanych. Cena całej usługi może ulec zmianie nawet do 100%, dlatego ten punkt należy uwzględnić w budżecie oraz przy ustalaniu zasad współpracy. Dla przykładu cena obsługi małego eventu może wynosić około 1000 złotych w wersji dokumentacyjnej, a w przypadku opcji zawierającej możliwość publikacji na stronach internetowych, Facebooku, mediach drukowanych, cena może wzrosnąć nawet do 3500 złotych.

Koszt fotorelacji

Stawki w branży fotografii eventowej wahają się dosyć mocno. Najczęściej wyrażone są w wartości godzinowej i liczbie gotowych zdjęć. Niekoniecznie fotograf, który wycenia swoje usługi wysoko, zagwarantuje sukces. Ktoś, kto ceni się nisko, może mieć w swoim dorobku całkiem niezłe kadry lub jest początkujący i buduje swoje portfolio. Są ludzie, którzy mimo niedużego doświadczenia mają smykałkę do zdjęć i warto dać im szansę. Co jeszcze trzeba wiedzieć? Że warto zdecydować się na większy pakiet zdjęć, ponieważ pierwszą rzeczą, którą robią uczestnicy po wydarzeniach to … szukanie siebie na zdjęciach!

Masz pytania? Chętnie pomogę i doradzę w kwestii fotografii eventowej. Razem ustalimy najlepszą formę współpracy!

WYŚLIJ BRIEF

LOVEMARKS efekt, czyli o brandingu emocjonalnym

Postać świętego Mikołaja przywołuje na myśl markę Coca-Cola, właściciel samochodu Audi komunikuje chęć dominacji, szczeniak Labradora kojarzy Ci się z papierem toaletowym, a charakterystyczny zapach z ulubionym sklepem odzieżowym? Czy zastanawiałeś się kiedyś dlaczego zakupy w Almie sprawiały Ci większą przyjemność niż w Biedronce czy Tesco? Jak poczułbyś się, gdyby barista przyrządzający Twoją ulubioną latte w Starbucksie nie zapytałby jak masz na imię? Na czym polega branding emocjonalny? Dlaczego we współczesnym świecie emocje odgrywają, tak dużą rolę w walce o klienta?  Jaki jest dzisiejszy konsument i czego oczekuje od produktu? Na jakich głównych założeniach opiera się budowa nowoczesnej marki?
Na przestrzeni kilkudziesięciu lat profil współczesnego klienta uległ diametralnej zmianie. Codziennie jesteśmy atakowani setkami informacji, a przybywających treści jest tak wiele, że nie jesteśmy w stanie nie tylko ich zapamiętać, ale w ogóle zwrócić na nie uwagę. Staliśmy się odporni na krzykliwe reklamy wykorzystujące cenę, jako główne narzędzie do walki z konkurencją. Żyjemy w tzw. kakofonii, zgiełku informacyjnym, który sprawia, że poświęcamy coraz krótszą uwagę przekazom dochodzącym do nas z zewnątrz. Mózg przeciętnego Europejczyka wchłania codziennie średnio 100 tysięcy słów. Jak, więc skutecznie dotrzeć do klienta? Jak wyróżnić się na konkurencyjnym rynku?
Jak wynika z badań Martina Lindstroma, autora bestsellerów „Zakupologia. Prawdy i kłamstwa o tym, dlaczego kupujemy” i „Brand sense”, ponad 80 % decyzji zakupowych jest podyktowanych emocjami. Branding emocjonalny jest obecnie jednym z najskuteczniejszych i najczęściej wykorzystywanych przez agencje public relations sposobów na budowanie wizerunku marki. Nie jest niczym nowym, ponieważ od wielu lat jego wykorzystanie obserwowane jest na wielu płaszczyznach zakupowych. To budowanie pozytywnego wizerunku marki poprzez wykorzystanie szerokiej gamy emocji, w celu wzbudzenia w konsumencie konkretnych reakcji, a w konsekwencji wywarcia wpływu na decyzję zakupową. Klienci kupują to, z czym posiadają pozytywne skojarzenia. W dzisiejszych czasach konkurencja na rynku jest ogromna, produkty podobne do siebie, a konsument poświęca na decyzję o zakupie niewiele czasu. W takiej sytuacji emocje towarzyszące marce odgrywają dużą rolę przy jego zakupie i pomagają tworzyć osobowość marki. Dzięki odpowiednim działaniom marketingowym możemy budować aktywa firmy, a także pokazać klientowi wartości oferowane przez firmę. Klient, sięgając po produkt/usługę, kupuje nowe osiągnięcia technologiczne ale także zadowolenie, poczucie bezpieczeństwa i pewność siebie. Branding emocjonalny to sztuka wzmacniania produktów i usług za pomocą emocji konsumentów. Kluczem do zrozumienia pojęcia mogą być słowa Marca Gobé: Największym nieporozumieniem w strategiach budowania marki jest wiara, że branding dotyczy udziału w rynku, podczas gdy w rzeczywistości dotyczy on udziału w umysłach i emocjach.
Stwórz wartości, angażuj i pobudzaj emocje
Przekaz nowoczesnej marki powinien być starannie przemyślany. Podstawą jest spójność komunikacji i długotrwałe relacje z konsumentami, które sprawiają, że klienci pozostają wierni danej marce, a słupki sprzedaży pną się w górę. Doskonałymi przykładami są: Nike ( od charakterystycznego logotypu po hasło “Just do it” oraz skojarzenia z wolnością, walką i doskonaleniem), Chanel ( w komunikacji odwołania do postawy założycielki, która była odważna i awangardowa) oraz Apple ( od pedantycznie dopracowanych produktów po salony sprzedaży i nienaganną obsługę klienta). Istotą jest spójność komunikatu: od logotypu po reklamy, angażowane osoby oraz punkty dystrybucji produktów. Nad jednolitym przekazem należy cały czas pracować i uważać z wykorzystaniem każdego nowego narzędzia internetowego. Połączenie i pobudzanie zmysłów to niewątpliwie specjalność marek premium, tj. BMW czy Mercesdes. Oddziaływanie na węch sprytnie wykorzystywane jest w budowaniu marek spożywczych, odzieżowych, a także powoli…w sieciach klubów fitness. Połączenia kolorystyczne, kształt logotypów, wystrój biura, czy wiodący akcent muzyczny kojarzony z marką nie są bez znaczenia, bowiem są to elementy, które odpowiadają za określone skojarzenia. Przykładowo kolory niebieski, granatowy, beżowy i szary sprawdzają się w przypadku usług bankowych, ubezpieczeniowych i biznesowych, konotując konsumentom profesjonalizm i wiarygodność. Natomiast czerwony, zielony, pomarańczowy i żółty kojarzą się ze swobodą i zabawą. Połączenie bieli z czernią symbolizuje prostotę, której można zaufać. Ponadprzeciętny efekt synergii wywołują te marki, w których wszystkie elementy oddziałujące na zmysły klienta tworzą spójną całość.
Jaki jest dzisiejszy konsument i czego oczekuje?
M. Bogunia-Borowska i M. Śleboda, w artykule „Globalizacja i konsumpcja: dwa dylematy współczesności” przedstawiają współczesny produkt/markę już nie jako produkt, ale fetysz, sposób na osiągnięcie szerszego (często duchowego) celu – w świecie, gdzie konsumpcja „ulega swoistej mitologizacji, staje się wartością przesadnie pożądaną, staje się kryterium ocen jakości życia i celem aspiracji. Konsument XXI wieku nie skupia się już na treściach, lecz na emocjach. Nie jest już konsumentem, lecz prosumentem (termin powstał z połączenia wyrazów “producent” i “konsument”). Nie chce tylko myśleć, chce czuć. Wymaga od produktu czegoś więcej. To konsument, który jest zaangażowany we współtworzenie danej marki, jej zakup, a na finalnym etapie w konsumpcję. Dzisiejszy konsument ma wpływ na produkty i usługi, które tworzy się dla niego.
Amazon, Google Apple, czyli LOVEMARKS
Wzmocnienie związku klienta z marką tworzone jest poprzez zaufanie i szacunek do brandu. Na sukces tzw. lovemarks składają się trzy elementy: tajemniczość, zmysłowość i intymność. Tajemniczość oznacza odwołanie się do marzeń oraz posługiwanie się ikonami i mitami. W ten sposób powstaje klimat potrzebny do tego, by marka zaczęła pełnić funkcję duchowego wsparcia i emocjonalnego źródła pozytywnych doznań. Zmysłowość oznacza uaktywnienie wszystkich zmysłów podczas kontaktu z marką, a więc: wzroku, dźwięku, zapachu, smakui dotyku. Natomiast intymność wiąże się z zaangażowaniem, empatią i pasją – trzema silnymi emocjonalnymi elementami, które z kolei wzmacniają zbudowany wcześniej klimat i stanowią dalsze źródło bodźców w postaci uczuć. Cała idea opiera się na tym, że nie wystarczy jedynie stworzyć markę. Aby dany brand mógł zostać zaliczony jako Lovemarks, musi: trafiać do ludzkich serc, docierać do różnych zmysłów konsumentów oraz sprawić, aby klienci chcieli go uwielbiać.
Marki emocjonalne dotyczą także osób publicznych. Przykładem takiej marki może być Barak Obama, którego przekaz opiera się na nadziei i wierze ( nadzieja – hope i wiara – „Yes,we can”).
Fascynacja – brakujący element układanki
Biorąc pod uwagę sukces Nike, Apple czy Harley-Davidson, czy można powiedzieć, że współczesne działania marketingowe opierają się na zarządzaniu umysłami, uczuciami i zachowaniami konsumentów? Jedno jest pewnie, jeśli chcesz sprzedawać, wykorzystuj emocje. Skuteczny komunikat marki wzbudza emocje i nasuwa pozytywne skojarzenia. Według amerykańskich badaczy, którzy przeanalizowali zachowania klientów, w umyśle człowieka istnieje 16 głęboko zakorzenionych archetypów ( “przycisków”), które odpowiadają za wywoływanie emocji. Który z tych przycisków użyjesz komunikując się ze swoimi klientami?