Firma consultingowa, w której John jest odpowiedzialny za kontakty z mediami otwiera nowy oddział w Warszawie. „Musimy zaprosić dziennikarzy na konferencję prasową, żeby w końcu coś o nas napisali!” – domaga się zarząd. John zastanawia się: „a co my im właściwie pokażemy?! Nasze nowe biura? A co, oni biura nie widzieli? Trzeba im pokazać coś ekstra!”
Osobista obecność dziennikarzy na konferencji prasowej musi być uzasadniona interesującymi okolicznościami. W jaki sposób zorganizować udaną konferencję prasową? Jak sprawić, aby przedstawiciele mediów przybyli na zaproszenie? Jak powinno wyglądać prawidłowo przygotowane zaproszenie? Warto wczuć się w sytuację dziennikarza. Kto ma bowiem ochotę spędzać cały dzień lub, co gorsza… cały poranek na drugim końcu miasta na wysłuchaniu Twojej przemowy o czymś, co równie dobrze mogłoby być przedmiotem notki prasowej?
Okazja i temat
Konferencja prasowa jest narzędziem umożliwiającym bezpośrednie przekazanie mediom informacji o doniosłym charakterze. To impreza droga, dlatego powinna zostać starannie zaplanowana i przemyślana. Wcześniej należy zastanowić się czy temat jest wystarczająco obszerny i ciekawy? Czy zwróci się nakład pracy i czasu? Co znajdzie się w teczce prasowej? Na konferencji prasowej musi znaleźć się dużo więcej informacji, niż w materiałach przekazanym dziennikarzom.
Konferencje prasowe możemy podzielić na: konferencję reporterską, briefing, przyjęcie / śniadanie prasowe.
Temat konferencji prasowej musi być uzasadniony. Spotkanie ma sens tylko wtedy, gdy posiadasz bardzo dużo informacji dla mediów. Świetną okazją do zaproszenia dziennikarzy jest świętowanie rocznicy, premiera, debiut rynkowy, ogłoszenie przełomowego wydarzenia, np. wejścia na giełdę. Ale i tu nie wystarczy bufet i zwykła pogawędka. Temat eventu musi mieć większy zakres, niż sam event. Dziennikarze poszukują atrakcyjnych, nowatorskich tematów. Bardzo dobrą okazją jest prezentacja nowej publikacji, książki czy kolejnej edycji targów wspieranych przez grupę ambasadorów. Oczywiście, na spotkaniu powinien być obecny sam autor lub ambasadorzy wydarzenia. Należy liczyć się z zapłaceniem honorarium, ale to na pewno zwróci się po zwiększeniu obrotów firmy po imprezie.
Argumentem do zwołania konferencji prasowej mogą być okoliczności, którymi jest zainteresowana społeczność lokalna lub inna grupa czytelników/widzów i są one na tyle istotne by mogły zostać zaprezentowane dziennikarzom przy użyciu komunikatów prasowych. Komunikaty prasowe mogą zostać wykorzystane do zasygnalizowania niektórych faktów i rozbudzenia zainteresowania. Zawierają one wówczas adnotację, że przedstawione fakty zostaną rozszerzone i wyjaśnione podczas konferencji prasowej.
Kogo zaprosić? Na konferencję prasową należy zaprosić nie tylko dziennikarzy największych mediów, ale przede wszystkim media lokalne. Dziennikarzy i redaktorów zaprasza się według klucza prasowego. Do zaproszenia należy dołączyć informacje dotyczące ewentualnych wydarzeń odbywających się w pobliżu miejsca organizacji konferencji. W mailu warto poprosić o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu można określić orientacyjną liczbę gości. Praktyka wskazuje, że nigdy nie otrzymuje się stu procentowej liczby odpowiedzi, ale ta czynność pozwala oszacować przybliżoną liczbę uczestników. Dziennikarzy należy zaprosić odpowiednio wcześniej, tak aby mogli zaplanować swoje terminy, zwłaszcza gdy mają zabrać ze sobą fotografów lub operatorów kamer. Wyjątkiem są wydarzenia bieżące oraz sytuacje awaryjne.
Termin konferencji prasowej
Należy sprawdzić czy zaplanowany termin nie zbiega się w czasie z ważnymi wydarzeniami politycznymi, gospodarczymi, kulturalnymi lub sportowymi. Dobrą porą na rozpoczęcie jest godzina 11:00 przed południem. Dziennikarze to nie urzędnicy biurowi. Funkcjonują według zupełnie innego rozkładu dnia. Zazwyczaj dziennikarz opuszcza redakcję około 19:00-20:00, a kolegia rozpoczyna po 10:00. Teksty przygotowuje w nocy. Także, jeśli już zdecydujesz się wyciągnąć dziennikarza z łóżka – to przynajmniej zaproponuj mu dobre śniadanie!
Miejsce
Lokalizacja konferencji prasowej powinna być na tyle dogodna, aby łatwo było dostać się do niej zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Miejsce powinno pasować do tematyki spotkania oraz do rodzaju firmy – organizatora. Sala musi być dostosowana do możliwości przeprowadzenia wykładu, dyskusji i poczęstunku. 
Pomieszczenie powinno być oddalone od kuchni i wolne od hałasów telefonicznych. Warto dzień wcześniej obejrzeć salę, w której ma odbyć się konferencja i upewnić się czy jest wolna od niepożądanych hałasów. Hotele i lobby bary bardzo często przydzielają niedoświadczonym osobom pomieszczenia zlokalizowane blisko kuchni.
Przygotowanie i czas trwania
Konferencja prasowa, która nie została odpowiednio przygotowana i zaplanowana nie powinna się odbyć. Konieczność przygotowania się jest jednym z najważniejszych elementów udanej konferencji. Osoby dobrze przygotowane nie tracą nerwów nawet mając dużą tremę. Należy wcześniej ustalić: co, kto i jak dużo ma powiedzieć i skoordynować wszystkie wystąpienia w jedną całość. Tak, aby mówcy nie dublowali się. Najlepsze wrażenie robią krótkie, treściwe wypowiedzi przekazujące gościom, jak najwięcej informacji w możliwie, jak najkrótszym czasie.
Optymalny czas trwania konferencji prasowej wynosi 30-45 minut. Punktualność jest podstawą organizacji eventu. Najmniejsze opóźnienie będzie uargumentowane wcześniejszym opuszczaniem sali przez dziennikarzy.
Bardzo ważną kwestią jest przygotowanie personelu, który będzie reprezentował firmę podczas konferencji prasowej. Należy zadbać o merytoryczne przygotowanie uczestników, którzy będą odpowiadać na pytania dziennikarzy. To nie tylko udzielenie odpowiednich instrukcji asystentce, która na wejściu ma za zadanie przywitać gości. To przede wszystkim przygotowanie osób, które będą prezentowały informacje podczas konferencji. Tuż przy wejściu powinno znaleźć się miejsce, w którym dziennikarze będą mieli możliwość pozostawienia swoich wizytówek. Dzięki temu będziesz wiedział, kto faktycznie przybył na spotkanie. 
Podczas trwania konferencji nie powinno serwować się żadnych posiłków. Zaproszenie na śniadanie powinno nastąpić na koniec spotkania. Najbardziej optymalny jest bufet zimny lub mieszany (zimny i gorący). Niezależnie od pory dnia należy zapewnić wodę mineralną.
Po zakończeniu konferencji, osoby biorące w niej udział powinny pozostawać do dyspozycji dziennikarzy. Podczas posiłku czy niezobowiązujących rozmów z filiżanką w dłoni również powinni oni wmieszać się w grupę dziennikarzy i wdać się w konwersację. 
Teczka prasowa i upominki
Teczka prasowa jest absolutnie niezbędna. Podczas konferencji prasowej referuje wielu mówców, prezentowana jest spora ilość informacji i fachowych zwrotów. Wręczenie dziennikarzom teczki prasowej jest ułatwieniem zebrania najistotniejszych informacji. Warto oszczędzić im trudu notowania nazwisk, dat i liczb, bo jest to źródłem licznych błędów. Teczka prasowa zawiera wszystkie najważniejsze informacje na piśmie:
  1. Program imprezy, listę mówców, rozkład zajęć
  2. Zaproszenie lub rozesłany wcześniej komunikat prasowy
  3. Wersję skróconą referatów wygłaszanych na konferencji 
  4. Informacje dodatkowe, np. dane statystyczne
  5. Materiały graficzne, statystyki, diagramy
  6. Podstawowe informacje o firmie – organizatorze
  7. Notatnik i długopis. Dziennikarze zawsze mają je przy sobie, ale akcesoria z firmowym logo wracają do redakcji…a stamtąd idą w świat. To dodatkowa okazja do rozprzestrzeniania wieści o Twojej firmie.
Rozdawanie drobnych upominków podczas konferencji prasowych jest akceptowanym zwyczajem. Natomiast w sytuacji braku koniunktury czy kryzysu może wywołać skutek odwrotny od zamierzonego. Podobna sytuacja dotyczy organizacji użyteczności publicznej. 
Jeśli zainteresował Cię temat lub potrzebujesz profesjonalnie przygotowanego zaproszenia dla mediów to zachęcam Cię do kontaktu. Chętnie pomogę.
WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

photo: signuversum / pixabay.com

ZOBACZ TAKŻE: