public relations

PR kryzysowy. Kooperacja zamiast konfrontacji.

Afera spalinowa Volkswagena, kryzys wizerunkowy marki napojów energetycznych Tiger, opóźniona reakcja firmy LPP, właściciela marki odzieżowej Cropp po katastrofie w Rana Plaza w Bangladeszu. Któż z nas nie pamięta tych historii? Jak uniknąć błędów w komunikacji i uchronić firmę przed pogłębianem destabilizacji? Jak reagować, gdy kontakt z mediami nie przyniósł oczekiwanych efektów, a komunikat prasowy zniekształcił to, co chcieliśmy przekazać? … czyli kryzysowy PR.
Niebagatelną rolę w kontaktach z mediami odgrywa komunikacja. Język jako jej najważniejszy instrument może okazać się znakomitym środkiem kreującym autorytet i reputację firmy. Magiczna siła słów może uwiarygodnić wizerunek przedsiębiorstwa  i przekonać do jego jakości na rynku. Jednak kryzys wizerunkowy może dotyczyć każdej marki, firmy czy osoby i może wystąpić w dowolnym czasie. Zwłaszcza w dobie mediów społecznościowych, kiedy informacja rozprzestrzenia się w tempie ekspresowym, a w centrum zainteresowania mediów można znaleźć się w jednej chwili. 
Kluczowym elementem zapobiegania kryzysom są działania prewencyjne. Zazwyczaj podejmowane na długo przed zaistnieniem sytuacji kryzysowej. Kluczem jest wcześniejsze zabezpieczenie firmy przed niechcianymi ewentualnościami oraz wyznaczenie strategii opierającej się o tzw. scenariusz działań kryzysowych. Poniżej kilka możliwości postępowania w obliczu kryzysu oraz przykłady zachowań, jakich należy unikać, by zminimalizować ryzyko pogłębienia niepożądanej sytuacji.
Sprostowanie. Trochę o prawie prasowym.
Zwykle pierwsza reakcja zainteresowanych na zamieszczone nieprawdziwe lub zniekształcone informacje, opiera się na żądaniu sprostowania. Zgodnie z prawem prasowym obywatele mają prawo korzystać z przysługującej im możliwości obrony swoich racji, a redakcja ma obowiązek zamieszczenia odpowiedniego wyjaśnienia w tym samym miejscu, gdzie uprzednio ukazała się błędna informacja. Zawsze warto wykorzystać okazję nieudanej publikacji prasowej do tego, aby ze „złego” kontaktu uczynić dobry, ale nie zawsze za pomocą sprostowania.Tylko w ostatecznych przypadkach zdecyduj się na zastosowanie drastycznych środków prawnych, bo zostawisz za sobą stos ruin i spalone mosty.
Prawo do sprostowania jest swoistą „ochroną przed prasą”, przeciwwagą dla władzy i wpływu środków masowego przekazu. Jest także interpretowane jako ochrona dla samej pracy, ponieważ ogranicza ewentualne szkody wyrządzone przez publikację, a tym samym zmniejsza i ogranicza ewentualne roszczenia odszkodowawcze. 
Pewnie nurtuje Cię pytanie, czy możesz zażądać sprostowania, jeśli o Twoim nowym produkcie jeden z dziennikarzy napisał, że jest niskiej jakości. Prawo prasowe dotyczy faktów, a nie poglądów i komentarzy. Nie ma środków prasowych, które pozwalałyby występować przeciwko poglądom redaktora. Sprostowania można zażądać, ale jedynie w przypadku fałszywego przedstawienia faktów. Jeśli sprostowanie nie zawiera treści karalnej, redakcja ma obowiązek je opublikować w terminie 7 dni od dnia otrzymania. Nie wolno jej niczego w nim zmieniać.
Komentarz redakcyjny
Redakcja może jednak podważyć prawdziwość przedstawionych w sprostowaniu informacji. Zamieści je mimo wszystko, ale dołączy tzw. komentarz redakcyjny, w którym poinformuje Czytelników, że zamieszcza sprostowanie zgodnie z prawem prasowym niezależnie od jego prawdziwości. W wielu krajach podobne komentarze są tolerowane, natomiast w Polsce są zabronione. W większości przypadków Redakcja przyznaje się do błędu i publikuje sprostowanie, jednak Twoje pozytywne relacje z medium stają pod znakiem zapytania.
Warto mieć na uwadze, że każda próba zatuszowania błędu, który powstał po stronie Twojej firmy, może przynieść odwrotny od zamierzonego efekt. Nie warto, więc próbować tuszować prawdy, bo takie postępowanie dodatkowo pogarsza sprawę, a przedsiębiorstwo zyskuje opinię kłamcy. Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest publiczne przyznanie się do winy, wystosowanie przeprosin i zaoferowanie konstruktywnego rozwiązania. W ten sposób można odzyskać zaufanie opinii publicznej i uniknąć ryzyka pogłębiania kryzysu wizerunkowego.
Jakie zachowania przyczyniają się do pogłębiania kryzysu?
  • brak odpowiedzi i reakcji,
  • stosowanie automatycznych odpowiedzi,
  • brak kontroli nad komentarzami pojawiającymi się w internetowym wydaniu bądź na kanałach w mediach społecznościowych,
  • wywyższanie się i kreowanie w pozycji eksperta,
  • unikanie konsekwencji,
  • zdawkowe angażowanie się w dyskusję, by następnie całkowicie się z niej wyłączyć,
  • kreowanie wizerunku firmy anonimowej, niedostępnej dla klienta – ignorowanie odbiorców i ich problemów czy prób nawiązania konwersacji.
Wielu wielkim przedsiębiorstwom i instytucjom przydarzyły się katastrofy wizerunkowe tylko dlatego, że postanowiły ignorować istnienie mediów bądź nie podjęły działań zapobiegawczych w odpowiednim czasie. Nieporozumienie nie jest powodem do palenia za sobą mostów, jest raczej oznaką, że dotychczasowe kontakty wymagają poprawy. Wspomniana na początku artykułu, marka odzieżowa Cropp, dedykowana młodym ludziom, pogłębiała swój kryzys wizerunkowy brakiem reakcji na falę niezadowolenia, która powstała w internecie. Mając na uwadze podobne historie warto wyciągnąć wnioski i pamiętać, że raz nadszarpnięty wizerunek pozostawia bliznę na długi czas.
Przyznanie się do błędu i propozycja satysfakcjonującego rozwiązania są niezbędnymi elementami odzyskiwania zaufania klientów. Sprostowanie to najcięższa broń, jaką firma może wytoczyć w walce z informacjami zamieszczonymi w mediach. Należy po nie sięgnąć tylko wówczas, gdy pozaprawne środki prawne i porozumienia nie przyniosły pożądanego skutku. Należy zachować spokój i zawsze kierować się zasadą kooperacja zamiast konfrontacji.
Jeśli masz do mnie pytania lub nie wiesz jakimi narzędziami mógłbyś posłużyć się zanim sięgniesz po sprostowanie, napisz do mnie. Chętnie pomogę.
WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

PRZECZYTAJ:

photo: geralt / pixabay.com

Zarządzanie marką w dobie social media

Istotnym elementem kreowania marki osobistej i firmowej jest obecność w mediach społecznościowych. Dokładnie, tak jak przedsiębiorstwa budują swój wizerunek poprzez działania public relations, tak budowanie marki osobistej opiera się o konsekwentne wdrażanie tzw. “osobistego public relations”. Marka osobista decyduje o reputacji, a spójny wizerunek może wpłynąć na nawiązywanie nowych kontaktów biznesowych, sytuację na rynku pracy oraz na budowanie pozycji eksperta. 
Kreowanie marki a personal branding
Firmy wykorzystują zaufane środowiska do sprawniejszego prezentowania tożsamości i wartości, aby w ten sposób zdobywać serca i umysły swoich odbiorców. Badania przeprowadzone przez Edelmana, Forrestera i Nielsena wykazują, że najbardziej wiarygodnym źródłem dla konsumentów są “ludzie tacy jak ja”. Media społecznościowe przenoszą zaufanie dla “ludzi takich jak ja” na kolejny poziom. Podobnie, jak firmy, jednostki kształtują swoje osobiste marki. Nie należy jednak sprowadzać budowania marki osobistej do lansowania produktów.
Marka osobista wymaga dobrego zdefiniowania swojej strategii życia, odpowiedzi na kluczowe dla człowieka pytania: kim jestem, co nadaje sens mojemu życiu, co jest we mnie unikalnego i autentycznego. Nie jest to efekt pracy wizażysty i stratega od personal brandingu – ale tego, jak żyjemy i co dajemy ludziom w codziennych relacjach – podkreśla Malinowska-Parzydło, wieloletnia menedżer HR , wiceprezes Personal Brand Institute, autorka „Jesteś marką”.
Zarządzanie własnym wizerunkiem jest pracą opierającą się o selekcję takich informacji i przekazów, które mają wytworzyć pożądane skojarzenia w głowach i sercach innych ludzi. Kreowanie marki osobistej, podobnie jak budowanie marki produktów to dopracowana i zaplanowana kompozycja, która w żaden sposób nie może być sumą czynności przypadkowych. To strategia świadomego inwestowania w budowanie reputacji i zwiększania swojej wartości na rynku pracy. 
Marka osobista to to, w jaki sposób ludzie Cię traktują oraz w jakim stopniu Ci ufają. Zaufanie jest walutą przyszłości, a wiarygodność i autentyczność podstawą wszelkich działań. Silna marka osobista jest obrazem Twoich cech wyróżniających i umiejętności, wykreowanym w umysłach otoczenia. Marka osobista, dokładnie tak jak produkt powinna stanowić zapowiedź korzyści i możliwości zaspokojenia potrzeb.

Marka osobista to, to co ludzie mówią o Tobie, gdy wychodzisz z pokoju. Jeff Bezos

Żywa tożsamość online
Technologie zmuszają ludzi na całym świecie do tego, aby stawali się marketerami własnych marek. Serwisy społecznościowe pełnią istotną rolę w prezentowaniu tożsamości, a nową podstawą marki osobistej są dziś profile i aktualizacje statusów. Dla osób, z którymi nie znamy się zbyt dobrze, nasz profil jest streszczeniem naszej tożsamości. Natomiast dla tych, z którymi znamy się, a nie spotykamy się zbyt często, nasz profil jest streszczeniem zmian, jakie zaszły od ostatniego spotkania.
Obecnie media społecznościowe możemy podzielić na cztery kategorie. Są to: serwisy typowo ukierunkowane na budowanie wizerunku biznesowego (LinkedIn, Golden Line), serwisy nastawione na nawiązywanie i utrzymywanie relacji ze znajomymi oraz poprzez grupy dyskusyjne ( Facebook, Twitter), serwisy dodatkowe (Instagram, Pinterest, YouTube), aplikacje mobline (Snapchat).
Internet zmienił zasady według, których ludzie porozumiewają się, natomiast dzielenie się informacjami dotyczącymi różnych aspektów życia na Facebooku, Twitterze, LinkedIn jest dziś nie tylko dopuszczalne, ale wręcz oczekiwane. Przed spotkaniem biznesowym lub przeprowadzeniem wywiadu z kandydatem do pracy zazwyczaj przeszukujemy internet w celu uzyskania, jak największej ilości informacji. Co więcej, profile społecznościowe wyświetlają się zazwyczaj na najwyższych pozycjach.
Oczekiwania
Normy postępowania w sieciach społecznościowych opierają się o oczekiwania. Oczekuje się otwartości, autentyczności i aktualizacji. Ludzie nie dzielą się wszystkim ze wszystkimi, ale większość jest skłonna podzielić się częścią informacji osobistych na forum publicznym. To specyficzne eksponowanie osobowości polegające na ujawnianiu wybranych informacji. Profil w mediach społecznościowych jest żywą tożsamością online. Marka osobista w dobie mediów społecznościowych to nie tylko to, co mówimy o sobie, ale także to, co inni mówią i sugerują na nasz temat w oparciu o swoje interakcje z naszymi profilami.
5 wskazówek, jak zarządzać marką osobistą
Popularny bloger Dan Schawbel, założyciel PersonalBrandingBlog.com, autor książki „Personal branding 2.0” wyszczególnił pięć wskazówek dotyczących zarządzania marką osobistą w serwisach społecznościowych. Oto one:
  1. Odkryj swoją markę, zanim zaczniesz ją prezentować. To pierwszy etap zarządzania marką osobistą. Musisz określić dokładnie, tak jak w przypadku firmy, co chcesz reprezentować, jaka jest Twoja misja, cechy wyróżniające, wartości, jakimi kierujesz się w życiu.
  1. Chroń swoją markę, rezerwując wszędzie swoje pełne nazwisko. Zarówno w profilach społecznościowych, jak i w nazwie Twojej domeny (twojenazwisko.com). W ten sposób masz możliwość zwiększenia swojej kontroli nad rezultatami wyszukiwania Twojego nazwiska w Google. O zaletach SEO PR napisałam dla Ciebie tutaj.
  1. Stwórz system zarządzania reputacją w sieci. Skorzystaj z dostępnych narzędzi, które umożliwią Ci monitorowanie internetu. Wieści w internecie rozprzestrzeniają się bardzo szybko. Nie pozwól, aby nieprzychylne pogłoski na Twój temat rozprzestrzeniły się zbyt szybko. Przykład narzędzia, z którego możesz skorzystać podałam tutaj.
  1. Spójność. Posługuj się jednym wybranym zdjęciem, mottem, motywem graficznym. Dokładnie tak, jak w przypadku marki firmowej. Twój wizerunek online i offline powinien być spójny.
  1. Dziel się atrakcyjną treścią, aby umożliwić ludziom poznanie Twojej osobowości. Publikacje zwiększają Twoją widoczność i wiarygodność. Firmom zależy na ludziach cechujących się kreatywnością i unikalnymi pomysłami.
Profesjonalne budowanie marki osobistej – przykłady
Jak w każdej dziedzinie, w której chcemy stawać się z każdym dniem lepsi, tak w mediach społecznościowych warto znaleźć swój autorytet. Dobrym przykładem profesjonalizmu w wykorzystywaniu mediów społecznościowych, w procesie budowania marki osobistej jest Paweł Tkaczyk, ekspert ds. budowania wizerunku marki, który jak mówi o sobie “zarabia na życie opowiadaniem historii”. Paweł Tkaczyk prowadzi bardzo pomocnego bloga oraz profile na wielu kanałach w mediach społecznościowych. Jednoczesne wykorzystywanie i koordynowanie kilku narzędzi jest oparte o przemyślane, spójne treści.
Nie od razu Kraków zbudowano
Proces budowania silnej marki osobistej to proces długotrwały, który wymaga konsekwencji, zaangażowania i cierpliwości. Aby marka mogła prawidłowo funkcjonować i rozwijać się, konieczne jest zaplanowanie strategii jej rozwoju, konsekwentne wdrażanie i kontrolowanie rozwoju. Dotyczy to zarówno marki firmowej, jak i osobistej. Obecność w mediach społecznościowych wymaga przemyślanego planu i wypracowania pomysłu na publikowane treści. Profesjonalne zarządzanie marką w mediach społecznościowych, wymaga konsekwencji oraz elastyczności w dopasowaniu formy i treści przekazów zarówno do grupy docelowej, jak i kanałów. Komunikacja powinna być dostosowana do kanałów oraz zebranej społeczności. Nie poleca się publikowania identycznych informacji na każdym z profili.
Jeśli masz do mnie pytania dotyczące artykułu, który właśnie przeczytałeś, to zachęcam Cię do wysłania wiadomości. Jeśli chciałbyś zagłębić się w temat personal brandingu, serdecznie polecam Ci bloga i książkę „Jesteś marką.  Jak odnieść sukces i pozostać sobą” Joanny Malinowskiej-Parzydło.

Wyślij wiadomość

photo:kropekk_pl pixabay.com

Przeczytaj :

Autentyczność przyciąga. O sile prawdziwego komunikatu

Bądź sobą, wszyscy inni już są zajęci. Jeśli jesteś sobą nie masz konkurencji. Twój czas jest ograniczony, więc nie marnuj go na byciem kimś, kim nie jesteś.”* Social media dają ogromne możliwości prezentowania tożsamości i kreowania wizerunku marki. Osobistej i firmowej. No dobra… ale w jaki sposób? Jak sprawić, aby twarz firmy w social mediach była autentyczna, niezautomatyzowana?
Dlaczego konsumenci kochają autentyczne marki?
“Image is everything” – zadeklarował Andre Agassi w latach 90., w bardzo udanej kampanii marketingowej firmy Canon. W tamtym czasie ikona tenisa była postrzegana jako buntownik. Ten obraz wykorzystał producent aparatów fotograficznych do stworzenia własnej marki (Rebel). Jak później dowiedzieliśmy się z autobiografii Agassiego, obraz ten nie pasował do rzeczywistości.
Dla dzisiejszych konsumentów, którzy na bieżąco korzystają z usług mobilnych i społecznych, nie do zaakceptowania jest brak spójności między wizerunkiem marki, a rzeczywistością tego, co ona prezentuje. Badanie PR Cohn & Wolfe ujawnia, że ​​znaczna większość klientów na całym świecie oczekuje, że marki będą uczciwe i autentyczne.
– Konsumenci bardzo wysoko oceniają autentyczność marki – podała firma w podsumowaniu swoich ustaleń. – Okazuje się, że to, czego klienci najbardziej chcą od marek, to uczciwa komunikacja na temat produktów i usług. Według badania, aż 89 %klientów oczekuje, że firmy będą działać w sposób uczciwy przez cały czas.
Świetne ikonografiki dotyczące znaczenia autentyczności marki przygotowała VISIONCRITICAL. Zobacz koniecznie tutaj. Obecnie wielu firmom nie chodzi już o to, czy być autentycznym. Istotne jest to w jaki sposób…
Myśl, jak klient
Autentyczność w interakcjach z klientem często nie jest kompatybilna z rozwojem firmy. Modele, procesy i skrypty tworzone przez menedżerów i biura obsługi klienta, nie pomagają w nawiązywaniu więzi. Media społecznościowe są pomocnym narzędziem, umożliwiającym zaprezentowanie firmy z „ludzkiej” strony. 
Social media umożliwiają utrzymanie autentycznych więzi międzyludzkich, a firmom prawdziwych i długotrwałych relacji z aktualnymi i potencjalnymi klientami. Komunikacja Twojej firmy powinna zawsze być osobista, zindywidualizowana. Zastanów się, jaka naprawdę jest Twoja firma oraz w jaki sposób zaprezentować jej misję podczas rozmów.
Stań się częścią internetowej konwersacji i staraj się zrozumieć klientów oraz rolę, jaką Twoje produkty lub usługi odgrywają lub powinny odgrywać w ich życiu. Wejdź w skórę konsumenta i czyń tak, jakbyś chciał, aby czynili Tobie jako konsumentowi. Nie próbuj jednak pisać tego, czego oczekują odbiorcy, aby sprawić im przyjemność. Jeśli czegoś nie wiesz, przyznaj to.
Zawsze bądź pomocny, prawdziwy i miej na uwadze oczekiwania klientów. Ludzi przyciąga to, co prawdziwe, a nie sztuczne lub zaprogramowane. Gdy dzielisz się przemyśleniami na temat wartości i kultury firmy oraz zachęcasz do szerszej dyskusji, konsumenci zaczynają Ci bardziej ufać. Kreuj, więc szczery wizerunek, który pogłębia zaufanie ze strony potencjalnych klientów i utrwala zaangażowanie tych aktualnych.
Autentyczność rodzi zaufanie. Brak autentyczności budzi lęk.
Zaufanie to waluta przyszłości. W internecie zaufanie i reputacja wśród klientów są wszystkim. Celem Twojej firmy jest przecież zapewnienie klientom takich unikalnych doświadczeń, dzięki którym zaryzykują swoją reputacją, pisząc o Twoich produktach i usługach oraz rekomendując je swoim znajomym.
Przyciągają nas osoby, które potrafią dzielić się swoimi uczuciami, pokazują swoje prawdziwe oblicze poprzez szczere i otwarte zachowania, potrafią przyznać się do wad. Są autentyczne. Natomiast odpychają nas osoby, które ukrywają bądź sprawiają wrażenie mówiących to, co chcielibyśmy usłyszeć. Wrażenie braku autentyczności rodzi nieufność oraz lęk.
Na przyjęciu potrafimy ocenić, czy ktoś jest szczery, czy nie i dokładnie tak samo możemy zauważyć różnicę pomiędzy autentyczną komunikacją, a tekstami przygotowanymi przez dział marketingu czy public relations. Zautomatyzowane zachowania w mediach społecznościowych odstraszają. Zawsze należy kierować się uczciwością, ponieważ sprzyja to tworzeniu bezpośredniej relacji z klientem. Nawet drobne odejście od tych wartości może trwale zniszczyć zaufanie do marki.
Millenialsi a social media
Franklin Morris, pisarz z Rackspace powiedział, że “Millenialsi nie chcą mieć poczucia, że rozmawiają z działem do spraw mediów społecznościowych”. Firmy powinny szukać sposobów na autentyczne zaangażowanie.
Za kulisami
Świetnym sposobem na zaprezentowanie firmy jest wykonanie zdjęć i filmów zespołu, redakcji, biura i opublikowanie ich w sieci. Nie muszą to być profesjonalne sesje zdjęciowe, nad którymi pracuje sztab ludzi. Oczywiście, takie materiały warto publikować sporadycznie, ponieważ nie oszukujmy się, ale klienci nie będą Tobą tak zainteresowani, aby oglądać takie materiały codziennie. Jednak z pewnością docenią możliwość poznania kultury i warunków panujących w Twojej firmie.
Publikacja zdjęcia lub filmu z wycieczki, otwarcia nowej siedziby, ukazania „prawdziwego” oblicza dyrektora generalnego lub krótkie rozmowy z nowymi pracownikami są również dobrymi pomysłami. Podobne wycinki z życia spełnią swoją rolę w humanizowaniu wizerunku firmy. Tym sposobem umożliwiasz klientom poznanie ludzi, którzy stoją za firmą, jednocześnie zwiększając ich zaufanie.
Autentyczny głos
Jedną z najlepszych metod budowania autentyczności jest skromność. Wymyślne slogany o byciu najlepszym, największym, innowacyjnym, liderem w swojej branży naprawdę warto odłożyć na bok. Ponadto przesadna perfekcja w przygotowywaniu postów nie sprawdza się. Konsumenci chcą zobaczyć, że Ty także jesteś człowiekiem, że Tobie również zdarza się popełniać błędy. Więc jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, nie panikuj. Przyznaj się do błędu.
Idea autentyczności w komunikacji jest ponadczasowa. Klienci kupują produkty i usługi od firm, które uważają za autentyczne. Od tych, które zdobywają ich zaufanie, odzwierciedlają ich wartości, osobiste aspiracje i wyjątkowe poczucie własnej wartości. W dzisiejszym krajobrazie konsumenckim opartym na autentyczności, najwięcej korzyści przypadnie tym firmom, które są w stanie stworzyć trwałe emocjonalne połączenia z klientami.
Jeśli masz do mnie pytania lub chciałbyś poznać więcej sposobów na autentyczną komunikację, napisz do mnie. Chętnie pomogę.
WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

 

* Bądź sobą, wszyscy inni już są zajęci – Cytat Oscar Wilde ; Twój czas jest ograniczony, więc nie marnuj go na byciem kimś, kim nie jesteś – Steve Jobs
photo: pivabay.com / geralt

 

ZOBACZ TAKŻE:

Wizerunek online. Efektywny SEO PR w 10 krokach.

LOVEMARKS efekt, czyli o brandingu emocjonalnym

Informacja prasowa. Zadbaj o profesjonalny rozgłos.

Jedna na dziesięć informacji prasowych ostatecznie trafia do publikacji. Jak napisać profesjonalną informację prasową? W jaki sposób przygotować przekaz, który zainteresuje wydawcę? Jakie błędy są najczęściej popełniane przy przygotowywaniu komunikatów prasowych?
Informacja prasowa, komunikat medialny, komunikat prasowy
Komunikat prasowy to jawnie stronnicza informacja, która umiejętnie przygotowana, wzbudzi zainteresowanie dziennikarza, a w efekcie zostanie opublikowana w mediach nieodpłatnie. To komunikat, który zapewni czytelnikom dostęp do najświeższych informacji, wydawcom wartościowy content (generujący satysfakcjonujące statystyki), a firmom pomoże we wzmacnianiu zasięgu prowadzonych działań marketingowych. Przynajmniej w teorii… a jak to jest w praktyce? Jak sprawić, aby działania podejmowane przez Twój dział public relations były efektywne?
Dlaczego warto?
O znaczeniu media relations wspominałam tutaj w artykule dotyczącym korzyści z wdrożenia wirtualnego biura prasowego. Relacje z mediami są jednym z najistotniejszych elementów public relations. To czynności wspomagające budowę świadomości, wiarygodności oraz zaufania Klientów. Koszty prowadzenia działań public relations są wysokie, natomiast nie jest to obszar zarezerwowany jedynie dla wielkich przedsiębiorstw. Wręcz przeciwnie. Każda firma powinna dbać o swój wizerunek za pomocą mniej lub bardziej zintensyfikowanych działań public relations.
Pierwszą czynnością, której należy poświecić uwagę jest zbudowanie wartościowej bazy mediów. Chyba, że zdecydujesz się powierzyć zadanie zewnętrznej agencji lub niezależnemu konsultantowi, wtedy nie ma takiej potrzeby. Natomiast, jeżeli prowadzisz działania na własną rękę, to warto przyłożyć się do przygotowania listy kontaktów. W internecie możemy kupić praktycznie wszystko… łącznie z bazą kontaktów do dziennikarzy. Zachęcam jednak do przygotowania własnej listy.
Przygotowanie bazy potencjalnie zainteresowanych mediów jest żmudnym i czasochłonnym zadaniem. Na początku warto sporządzić listę redakcji, a następnie skontaktować się telefonicznie w celu uzyskania bezpośredniego kontaktu do dziennikarza, który w Twojej ocenie będzie zainteresowany tematem. Zazwyczaj na stronach internetowych każdej redakcji jest podany ogólny adres kontaktowy. Niestety bywa tak, że adres ten nie działa, bądź jest wyłączony z uwagi na ochronę przed spamem. Warto zwrócić uwagę na stopkę magazynów drukowanych. Bardzo często właśnie tam znajdziesz kontakt do dziennikarzy lub redaktorów.
W bazie potencjalnie zainteresowanych mediów warto zgromadzić dane, tj. nazwa redakcji, imię i nazwisko dziennikarza, kontakt mailowy i telefoniczny, nazwa rubryki, którą prowadzi. Pamiętaj, aby na bieżąco aktualizować bazę.
Budowa informacji prasowej
Zanim przystąpisz do przygotowywania informacji prasowej, pamiętaj, że komunikat ten musi mieć wartość medialną. To krótki, zwięzły tekst o charakterze informacyjnym. Już na wstępie Twoim zadaniem jest zaprezentowanie tematu w taki sposób, aby zachęcić dziennikarza do publikacji w całości, bądź w części nadesłanego materiału. I teraz poinformowanie o czym? Przede wszystkim o wydarzeniu, bądź rozwoju firmy. Jeśli chcesz, aby Twoja informacja prasowa została opublikowana bezpłatnie lepiej zrezygnuj z tworzenia tekstu o charakterze reklamowym.
Profesjonalna informacja prasowa powinna składać się z daty, tytułu ( max. 6 słów, bez wykrzykników), lead’u (w tym miejscu masz swoje kilkanaście sekund na zdobycie zainteresowania), rozwinięcia, podsumowania, stopki prasowej oraz danych kontaktowych do osoby, od której można uzyskać więcej informacji w temacie. Może zdarzyć się tak, że dziennikarz stwierdzi, że temat jest na tyle interesujący, że warto wzbogacić materiał o cytat wypowiedzi, wywiad lub dodatkowe zdjęcia. Data umieszczona w prawym górnym rogu jest bardzo istotna z punktu widzenia dziennikarza, który na tej podstawie jest w stanie ocenić, czy informacja jest aktualna.
Jak zwiększyć szansę na publikację w medium internetowym? Jeśli przygotowujesz informację prasową dla portalu internetowego, zadbaj o odpowiednią budowę tekstu oraz o słowa kluczowe umieszczone we wstępie i tytule. Dziennikarzowi zależy na tym, aby wyróżnić się ze swoim przekazem. Zadbaj, więc o dostarczenie dobrej jakości materiałów graficznych (tj. zdjęcia, infografiki), które dziennikarz będzie mógł wykorzystać przy publikacji.
…a jak jest w praktyce? czyli najczęstsze błędy
Potencjalnie prosta czynność, jaką jest przygotowanie krótkiego komunikatu medialnego może przyprawić o zawrót głowy. Na etapie tworzenia, dystrybucji oraz już po publikacji pojawiają się sytuacje, których warto unikać. Oto najczęściej spotykane błędy:
1. Nie pisz o produktach i usługach. Informuj o wydarzeniach, rozwoju firmy, otrzymanych nagrodach.
2. Nie wysyłaj tego samego komunikatu do wszystkich odbiorców z bazy. Dostosuj komunikat do charakteru medium.
3. Skomplikowane opisy techniczne. Budowanie zdań złożonych, o skomplikowanej konstrukcji składniowej mija się z celem. Używaj, jak najmniej zwrotów, które mogą wydać się niezrozumiałe dla Czytelnika. Jedynym z powodów braku akceptacji dla publikacji jest to, że Informacja prasowa nie zawiera nic nowego lub są to rzeczy mało znaczące, lub tak specjalistyczne, że nikogo poza autorem nie interesują.
4. Nie używaj słów, tj. „lider, mamy zaszczyt poinformować, innowacja” ( chyba, że rzeczywiście informujesz o innowacji na rynku. Nie wprowadzaj dziennikarza świadomie w błąd).
5. Mail do wszystkich. „Szanowni Państwo, pragniemy poinformować…” STOP! Przygotuj wiadomość dedykowaną adresatowi. Podczas rozsyłania informacji prasowej, nie zapomnij o personalizacji. W zupełnie inny sposób zwrócisz się do blogera, inaczej do dziennikarza, z którym już współpracujesz, a jeszcze inaczej do nowych redaktorów, z którymi zamierzasz nawiązać relacje. W krótkiej wiadomości mailowej zawrzyj najistotniejsze informacje (lead).
6. Mail bez załączników. Pamiętaj o tym, aby załączyć informację prasową w formacie, który umożliwi dziennikarzowi edycję. Zadbaj o dostarczenie dobrej jakości grafik.
7. Brak kontaktu po publikacji. Z punktu widzenia redaktora mogę zdradzić Ci, że ponowny kontakt po zamieszczonej informacji jest tak samo ważny, jak pierwsza rozmowa. Krótka wiadomość z podziękowaniem nie zajmie Ci wiele czasu, a z pewnością zaowocuje podczas kolejnych działań. Dbaj o swoje kontakty na liście! Nie traktuj tego zadania, jako czynności „do odhaczenia”.
Buduj markę świadomie
Informacja prasowa powinna podtrzymywać uwagę dziennikarzy. To działania, które powinny być systematyczne, ale jednocześnie wykorzystywane z umiarem. Intensywność dystrybucji zależy od specyfiki branży, ale staraj się nie wysyłać informacji częściej niż raz na dwa tygodnie i nie rzadziej niż raz na dwa miesiące. Wysyłaj je tylko wtedy, gdy masz coś wartościowego do przekazania. Nie nadwyrężaj uwagi dziennikarzy informacjami o Twoich nowych produktach czy usługach, bo w sytuacji kryzysowej, kiedy będziesz potrzebował tej uwagi najbardziej, okaże się, że przez wcześniejsze nachalne próby zainteresowania, nikt nawet nie podejmie działania w Twoim kierunku.
Zachęcam do przygotowania własnej bazy dziennikarzy, dbania o relacje z mediami oraz przekazywania wartościowych wiadomości. Jeśli jednak nie masz na to czasu lub szukasz osoby, której mógłbyś zlecić działania związane z budową profesjonalnego wizerunku, napisz do mnie. Chętnie pomogę.

WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

photo: stocksnap.io

Zobacz także:

Wirtualne biuro prasowe, jako skuteczne narzędzie komunikacji

Jeśli myślisz, że własny press room, to narzędzie zarezerwowane wyłącznie dla korporacji, to jesteś w błędzie. Obecność w mediach oraz kształtowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstw to nierozerwalny element funkcjonowania każdej firmy. Media to przecież czwarta władza, główne źródło informacji dla społeczeństwa. Dialog z dziennikarzami jest nieodłącznym elementem budowania wiarygodności, jakości i prestiżu. 
Media relations, czyli relacje z mediami są jednym z najistotniejszych elementów PR. Wypracowanie wartościowych kontaktów medialnych jest żmudne i czasochłonne. Sprawną komunikację oraz budowanie relacji z dziennikarzami usprawniają tworzone na stronach internetowych firm i organizacji, tzw. biura prasowe. Wirtualna przestrzeń będąca wizytówką przedsiębiorstwa, pracuje na ich sukces przy niewielkich kosztach i nakładach pracy.
To stosunkowo niedrogi, szybki i skuteczny nośnik informacji dla mediów, klientów i partnerów biznesowych. Niestety, o ile w przypadku spółek giełdowych oraz międzynarodowych przedsiębiorstw jest to popularne rozwiązanie, o tyle w Polsce na swoich stronach WWW wirtualne biura prasowe posiadają nieliczni. A szkoda. Bo korzyści z ich prowadzenia jest wiele.
Co to jest wirtualne biuro prasowe?
To nowoczesne narzędzie umożliwiające zarządzanie komunikacją pomiędzy przedsiębiorstwem, a dziennikarzami. To rodzaj pośrednika umożliwiającego w szybki i efektywny sposób dotrzeć z komunikatem do zainteresowanych grup odbiorców. Wirtualne biuro prasowe nie jest rozwiązaniem dedykowanym wyłącznie korporacjom. Każda firma dbająca o swój pozytywny wizerunek powinna korzystać z tego narzędzia.
Celem jego wdrożenia jest budowa pozytywnego wizerunku, budowa społeczności internetowych wokół danej marki, zwiększenie rozpoznawalności, wzrost sprzedaży, poszerzenie zasięgu prowadzonych działań, a także zwiększenie efektywności działań w przypadku zarządzania kryzysowego. Jedno wirtualne biuro prasowe zapewnia szereg możliwości. Ponadto za pomocą wirtualnego biura prasowego masz możliwość pozycjonowania swojej witryny. Podobnie, jak w przypadku bloga. O korzyściach z blogowania przeczytaj tutaj.
Nie od dzisiaj wiadomo, że działania public relations są kosztowne, a wynagrodzenie specjalisty PR potrafi przyprawić o zawrót głowy. O ile korporacje mogą pozwolić sobie na utrzymanie dedykowanej osoby do kontaktów z mediami, o tyle mniejsze firmy zazwyczaj nie posiadają budżetu na te działania.
Kto powinien korzystać z wirtualnego biura prasowego?
Usprawnienie komunikacji oraz proces budowania wizerunku jest ważny dla każdej firmy bez względu na jej wielkość. Z wirtualnego biura prasowego korzystać mogą duże i małe przedsiębiorstwa, organizacje i osobowości z branży kultury, kluby sportowe, organizacje polityczne, a także fundacje i inne organizacje pozarządowe. 
Przede wszystkim wdrożeniem rozwiązania powinny zainteresować się małe firmy. Lokalne media interesują się działalnością przedsiębiorstw, więc warto zapewnić dziennikarzom łatwy dostęp do prawdziwych informacji.
5 największych korzyści z posiadania wirtualnego biura prasowego
1. Redukcja kosztów. To nowoczesne narzędzie umożliwia redukcję kosztów. Zakup usługi od zewnętrznej agencji jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż „PR-owiec” na etacie. Oszczędzasz na kosztownych działaniach wchodzących w zakres SEO PR, tj. monitoring słów kluczowych. Posiadasz pełną kontrolę nad informacjami, jakie pojawiają się w sieci na temat Twojej firmy. Masz pewność, że komunikat, który wypływa z przedsiębiorstwa zostanie zaprezentowany przez media na podstawie prawdziwych informacji.
2. Kształtowanie wizerunku eksperta. Profesjonalnie prowadzony press room robi wrażenie nie tylko na dziennikarzach, ale przede wszystkim na partnerach biznesowych oraz na konkurencji. Przedsiębiorstwo prowadzące własne biuro prasowe wysyła jednoznaczny sygnał, że dba o najmniejszy detal. To doskonały sposób na umacnianie wiarygodności i wzmacnianie zaufania Klientów. Wirtualne biuro prasowe to wizytówka firmy oraz skuteczne narzędzie w kreowaniu prestiżu, profesjonalizmu zgodnie ze standardami premium.
3. Oszczędność czasu. Nieprzerwana, stała dystrybucja treści umożliwia dostęp do informacji przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Oszczędność czasu z punktu widzenia stałej kontroli nad komunikatami prasowymi. Ty skupiasz się na klientach, a pozytywny wizerunek Twojej firmy jest budowany za pomocą działań powierzonych doświadczonej osobie.
4. Szeroki, ale sprecyzowany zasięg. Nie jest sztuką rozesłać informację prasową do wszystkich przedstawicieli mediów. Sztuką jest zainteresować komunikatem właściwych odbiorców. Wirtualny press room gwarantuje Ci pewność, że komunikat trafi do Twojej grupy docelowej.
5. Atrakcyjny content. Każdego dnia dziennikarze walczą o unikatowe, nowe treści. Wirtualne biuro prasowe umożliwia rozpowszechnianie nietypowych materiałów, tj. transmisje live z wydarzenia, wideokonferencje czy prezentacje. Dziennikarze mają podane atrakcyjne materiały prosto „na tacy”.
Co więcej? 
To tylko niektóre spośród wielu korzyści, jakie niesie za sobą wdrożenie rozwiązania. Wirtualne biura prasowe sprzyjają usystematyzowaniu kontaktów z dziennikarzami. Umożliwiają unikanie stałej obsługi zapytań kierowanych do firmy przez dziennikarzy. Natomiast w momencie sytuacji kryzysowej, możesz w szybki sposób dotrzeć do zainteresowanych mediów.
Zalety wirtualnego biura prasowego są odczuwalne nie tylko dla dużych, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mają możliwość dostarczenia lokalnym redakcjom wartościowy content. Rozwiązanie sprzyja podnoszeniu standardów jakościowych oraz zwiększeniu efektywności komunikacji ze szczególnym uwzględnieniem indywidualizacji i atrakcyjności przekazu. Wirtualne biuro prasowe wdrożysz błyskawicznie. Niemalże natychmiast zyskujesz nieograniczone morze możliwości.
Poprzez wirtualny press room zwiększasz widoczność informacji o firmie w wyszukiwarkach internetowych, co przekłada się na optymalizację Twojej witryny. Krótko mówiąc, chcesz znaleźć się na wyższych pozycjach w Google? Zacznij dystrybuować informacje prasowe o swojej firmie już dziś.
Ile kosztuje usługa wirtualnego biura prasowego?
Zamów bezpłatną wycenę.

ZAMAWIAM WYCENĘ

photo: pixabay.com / geralt

PRZECZYTAJ KONIECZNIE: