komunikat prasowy

Konferencja prasowa – miniprzewodnik organizacji eventu

Firma consultingowa, w której John jest odpowiedzialny za kontakty z mediami otwiera nowy oddział w Warszawie. „Musimy zaprosić dziennikarzy na konferencję prasową, żeby w końcu coś o nas napisali!” – domaga się zarząd. John zastanawia się: „a co my im właściwie pokażemy?! Nasze nowe biura? A co, oni biura nie widzieli? Trzeba im pokazać coś ekstra!”
Osobista obecność dziennikarzy na konferencji prasowej musi być uzasadniona interesującymi okolicznościami. W jaki sposób zorganizować udaną konferencję prasową? Jak sprawić, aby przedstawiciele mediów przybyli na zaproszenie? Jak powinno wyglądać prawidłowo przygotowane zaproszenie? Warto wczuć się w sytuację dziennikarza. Kto ma bowiem ochotę spędzać cały dzień lub, co gorsza… cały poranek na drugim końcu miasta na wysłuchaniu Twojej przemowy o czymś, co równie dobrze mogłoby być przedmiotem notki prasowej?
Okazja i temat
Konferencja prasowa jest narzędziem umożliwiającym bezpośrednie przekazanie mediom informacji o doniosłym charakterze. To impreza droga, dlatego powinna zostać starannie zaplanowana i przemyślana. Wcześniej należy zastanowić się czy temat jest wystarczająco obszerny i ciekawy? Czy zwróci się nakład pracy i czasu? Co znajdzie się w teczce prasowej? Na konferencji prasowej musi znaleźć się dużo więcej informacji, niż w materiałach przekazanym dziennikarzom.
Konferencje prasowe możemy podzielić na: konferencję reporterską, briefing, przyjęcie / śniadanie prasowe.
Temat konferencji prasowej musi być uzasadniony. Spotkanie ma sens tylko wtedy, gdy posiadasz bardzo dużo informacji dla mediów. Świetną okazją do zaproszenia dziennikarzy jest świętowanie rocznicy, premiera, debiut rynkowy, ogłoszenie przełomowego wydarzenia, np. wejścia na giełdę. Ale i tu nie wystarczy bufet i zwykła pogawędka. Temat eventu musi mieć większy zakres, niż sam event. Dziennikarze poszukują atrakcyjnych, nowatorskich tematów. Bardzo dobrą okazją jest prezentacja nowej publikacji, książki czy kolejnej edycji targów wspieranych przez grupę ambasadorów. Oczywiście, na spotkaniu powinien być obecny sam autor lub ambasadorzy wydarzenia. Należy liczyć się z zapłaceniem honorarium, ale to na pewno zwróci się po zwiększeniu obrotów firmy po imprezie.
Argumentem do zwołania konferencji prasowej mogą być okoliczności, którymi jest zainteresowana społeczność lokalna lub inna grupa czytelników/widzów i są one na tyle istotne by mogły zostać zaprezentowane dziennikarzom przy użyciu komunikatów prasowych. Komunikaty prasowe mogą zostać wykorzystane do zasygnalizowania niektórych faktów i rozbudzenia zainteresowania. Zawierają one wówczas adnotację, że przedstawione fakty zostaną rozszerzone i wyjaśnione podczas konferencji prasowej.
Kogo zaprosić? Na konferencję prasową należy zaprosić nie tylko dziennikarzy największych mediów, ale przede wszystkim media lokalne. Dziennikarzy i redaktorów zaprasza się według klucza prasowego. Do zaproszenia należy dołączyć informacje dotyczące ewentualnych wydarzeń odbywających się w pobliżu miejsca organizacji konferencji. W mailu warto poprosić o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu można określić orientacyjną liczbę gości. Praktyka wskazuje, że nigdy nie otrzymuje się stu procentowej liczby odpowiedzi, ale ta czynność pozwala oszacować przybliżoną liczbę uczestników. Dziennikarzy należy zaprosić odpowiednio wcześniej, tak aby mogli zaplanować swoje terminy, zwłaszcza gdy mają zabrać ze sobą fotografów lub operatorów kamer. Wyjątkiem są wydarzenia bieżące oraz sytuacje awaryjne.
Termin konferencji prasowej
Należy sprawdzić czy zaplanowany termin nie zbiega się w czasie z ważnymi wydarzeniami politycznymi, gospodarczymi, kulturalnymi lub sportowymi. Dobrą porą na rozpoczęcie jest godzina 11:00 przed południem. Dziennikarze to nie urzędnicy biurowi. Funkcjonują według zupełnie innego rozkładu dnia. Zazwyczaj dziennikarz opuszcza redakcję około 19:00-20:00, a kolegia rozpoczyna po 10:00. Teksty przygotowuje w nocy. Także, jeśli już zdecydujesz się wyciągnąć dziennikarza z łóżka – to przynajmniej zaproponuj mu dobre śniadanie!
Miejsce
Lokalizacja konferencji prasowej powinna być na tyle dogodna, aby łatwo było dostać się do niej zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Miejsce powinno pasować do tematyki spotkania oraz do rodzaju firmy – organizatora. Sala musi być dostosowana do możliwości przeprowadzenia wykładu, dyskusji i poczęstunku. 
Pomieszczenie powinno być oddalone od kuchni i wolne od hałasów telefonicznych. Warto dzień wcześniej obejrzeć salę, w której ma odbyć się konferencja i upewnić się czy jest wolna od niepożądanych hałasów. Hotele i lobby bary bardzo często przydzielają niedoświadczonym osobom pomieszczenia zlokalizowane blisko kuchni.
Przygotowanie i czas trwania
Konferencja prasowa, która nie została odpowiednio przygotowana i zaplanowana nie powinna się odbyć. Konieczność przygotowania się jest jednym z najważniejszych elementów udanej konferencji. Osoby dobrze przygotowane nie tracą nerwów nawet mając dużą tremę. Należy wcześniej ustalić: co, kto i jak dużo ma powiedzieć i skoordynować wszystkie wystąpienia w jedną całość. Tak, aby mówcy nie dublowali się. Najlepsze wrażenie robią krótkie, treściwe wypowiedzi przekazujące gościom, jak najwięcej informacji w możliwie, jak najkrótszym czasie.
Optymalny czas trwania konferencji prasowej wynosi 30-45 minut. Punktualność jest podstawą organizacji eventu. Najmniejsze opóźnienie będzie uargumentowane wcześniejszym opuszczaniem sali przez dziennikarzy.
Bardzo ważną kwestią jest przygotowanie personelu, który będzie reprezentował firmę podczas konferencji prasowej. Należy zadbać o merytoryczne przygotowanie uczestników, którzy będą odpowiadać na pytania dziennikarzy. To nie tylko udzielenie odpowiednich instrukcji asystentce, która na wejściu ma za zadanie przywitać gości. To przede wszystkim przygotowanie osób, które będą prezentowały informacje podczas konferencji. Tuż przy wejściu powinno znaleźć się miejsce, w którym dziennikarze będą mieli możliwość pozostawienia swoich wizytówek. Dzięki temu będziesz wiedział, kto faktycznie przybył na spotkanie. 
Podczas trwania konferencji nie powinno serwować się żadnych posiłków. Zaproszenie na śniadanie powinno nastąpić na koniec spotkania. Najbardziej optymalny jest bufet zimny lub mieszany (zimny i gorący). Niezależnie od pory dnia należy zapewnić wodę mineralną.
Po zakończeniu konferencji, osoby biorące w niej udział powinny pozostawać do dyspozycji dziennikarzy. Podczas posiłku czy niezobowiązujących rozmów z filiżanką w dłoni również powinni oni wmieszać się w grupę dziennikarzy i wdać się w konwersację. 
Teczka prasowa i upominki
Teczka prasowa jest absolutnie niezbędna. Podczas konferencji prasowej referuje wielu mówców, prezentowana jest spora ilość informacji i fachowych zwrotów. Wręczenie dziennikarzom teczki prasowej jest ułatwieniem zebrania najistotniejszych informacji. Warto oszczędzić im trudu notowania nazwisk, dat i liczb, bo jest to źródłem licznych błędów. Teczka prasowa zawiera wszystkie najważniejsze informacje na piśmie:
  1. Program imprezy, listę mówców, rozkład zajęć
  2. Zaproszenie lub rozesłany wcześniej komunikat prasowy
  3. Wersję skróconą referatów wygłaszanych na konferencji 
  4. Informacje dodatkowe, np. dane statystyczne
  5. Materiały graficzne, statystyki, diagramy
  6. Podstawowe informacje o firmie – organizatorze
  7. Notatnik i długopis. Dziennikarze zawsze mają je przy sobie, ale akcesoria z firmowym logo wracają do redakcji…a stamtąd idą w świat. To dodatkowa okazja do rozprzestrzeniania wieści o Twojej firmie.
Rozdawanie drobnych upominków podczas konferencji prasowych jest akceptowanym zwyczajem. Natomiast w sytuacji braku koniunktury czy kryzysu może wywołać skutek odwrotny od zamierzonego. Podobna sytuacja dotyczy organizacji użyteczności publicznej. 
Jeśli zainteresował Cię temat lub potrzebujesz profesjonalnie przygotowanego zaproszenia dla mediów to zachęcam Cię do kontaktu. Chętnie pomogę.
WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

photo: signuversum / pixabay.com

ZOBACZ TAKŻE:

Informacja prasowa. Zadbaj o profesjonalny rozgłos.

Jedna na dziesięć informacji prasowych ostatecznie trafia do publikacji. Jak napisać profesjonalną informację prasową? W jaki sposób przygotować przekaz, który zainteresuje wydawcę? Jakie błędy są najczęściej popełniane przy przygotowywaniu komunikatów prasowych?
Informacja prasowa, komunikat medialny, komunikat prasowy
Komunikat prasowy to jawnie stronnicza informacja, która umiejętnie przygotowana, wzbudzi zainteresowanie dziennikarza, a w efekcie zostanie opublikowana w mediach nieodpłatnie. To komunikat, który zapewni czytelnikom dostęp do najświeższych informacji, wydawcom wartościowy content (generujący satysfakcjonujące statystyki), a firmom pomoże we wzmacnianiu zasięgu prowadzonych działań marketingowych. Przynajmniej w teorii… a jak to jest w praktyce? Jak sprawić, aby działania podejmowane przez Twój dział public relations były efektywne?
Dlaczego warto?
O znaczeniu media relations wspominałam tutaj w artykule dotyczącym korzyści z wdrożenia wirtualnego biura prasowego. Relacje z mediami są jednym z najistotniejszych elementów public relations. To czynności wspomagające budowę świadomości, wiarygodności oraz zaufania Klientów. Koszty prowadzenia działań public relations są wysokie, natomiast nie jest to obszar zarezerwowany jedynie dla wielkich przedsiębiorstw. Wręcz przeciwnie. Każda firma powinna dbać o swój wizerunek za pomocą mniej lub bardziej zintensyfikowanych działań public relations.
Pierwszą czynnością, której należy poświecić uwagę jest zbudowanie wartościowej bazy mediów. Chyba, że zdecydujesz się powierzyć zadanie zewnętrznej agencji lub niezależnemu konsultantowi, wtedy nie ma takiej potrzeby. Natomiast, jeżeli prowadzisz działania na własną rękę, to warto przyłożyć się do przygotowania listy kontaktów. W internecie możemy kupić praktycznie wszystko… łącznie z bazą kontaktów do dziennikarzy. Zachęcam jednak do przygotowania własnej listy.
Przygotowanie bazy potencjalnie zainteresowanych mediów jest żmudnym i czasochłonnym zadaniem. Na początku warto sporządzić listę redakcji, a następnie skontaktować się telefonicznie w celu uzyskania bezpośredniego kontaktu do dziennikarza, który w Twojej ocenie będzie zainteresowany tematem. Zazwyczaj na stronach internetowych każdej redakcji jest podany ogólny adres kontaktowy. Niestety bywa tak, że adres ten nie działa, bądź jest wyłączony z uwagi na ochronę przed spamem. Warto zwrócić uwagę na stopkę magazynów drukowanych. Bardzo często właśnie tam znajdziesz kontakt do dziennikarzy lub redaktorów.
W bazie potencjalnie zainteresowanych mediów warto zgromadzić dane, tj. nazwa redakcji, imię i nazwisko dziennikarza, kontakt mailowy i telefoniczny, nazwa rubryki, którą prowadzi. Pamiętaj, aby na bieżąco aktualizować bazę.
Budowa informacji prasowej
Zanim przystąpisz do przygotowywania informacji prasowej, pamiętaj, że komunikat ten musi mieć wartość medialną. To krótki, zwięzły tekst o charakterze informacyjnym. Już na wstępie Twoim zadaniem jest zaprezentowanie tematu w taki sposób, aby zachęcić dziennikarza do publikacji w całości, bądź w części nadesłanego materiału. I teraz poinformowanie o czym? Przede wszystkim o wydarzeniu, bądź rozwoju firmy. Jeśli chcesz, aby Twoja informacja prasowa została opublikowana bezpłatnie lepiej zrezygnuj z tworzenia tekstu o charakterze reklamowym.
Profesjonalna informacja prasowa powinna składać się z daty, tytułu ( max. 6 słów, bez wykrzykników), lead’u (w tym miejscu masz swoje kilkanaście sekund na zdobycie zainteresowania), rozwinięcia, podsumowania, stopki prasowej oraz danych kontaktowych do osoby, od której można uzyskać więcej informacji w temacie. Może zdarzyć się tak, że dziennikarz stwierdzi, że temat jest na tyle interesujący, że warto wzbogacić materiał o cytat wypowiedzi, wywiad lub dodatkowe zdjęcia. Data umieszczona w prawym górnym rogu jest bardzo istotna z punktu widzenia dziennikarza, który na tej podstawie jest w stanie ocenić, czy informacja jest aktualna.
Jak zwiększyć szansę na publikację w medium internetowym? Jeśli przygotowujesz informację prasową dla portalu internetowego, zadbaj o odpowiednią budowę tekstu oraz o słowa kluczowe umieszczone we wstępie i tytule. Dziennikarzowi zależy na tym, aby wyróżnić się ze swoim przekazem. Zadbaj, więc o dostarczenie dobrej jakości materiałów graficznych (tj. zdjęcia, infografiki), które dziennikarz będzie mógł wykorzystać przy publikacji.
…a jak jest w praktyce? czyli najczęstsze błędy
Potencjalnie prosta czynność, jaką jest przygotowanie krótkiego komunikatu medialnego może przyprawić o zawrót głowy. Na etapie tworzenia, dystrybucji oraz już po publikacji pojawiają się sytuacje, których warto unikać. Oto najczęściej spotykane błędy:
1. Nie pisz o produktach i usługach. Informuj o wydarzeniach, rozwoju firmy, otrzymanych nagrodach.
2. Nie wysyłaj tego samego komunikatu do wszystkich odbiorców z bazy. Dostosuj komunikat do charakteru medium.
3. Skomplikowane opisy techniczne. Budowanie zdań złożonych, o skomplikowanej konstrukcji składniowej mija się z celem. Używaj, jak najmniej zwrotów, które mogą wydać się niezrozumiałe dla Czytelnika. Jedynym z powodów braku akceptacji dla publikacji jest to, że Informacja prasowa nie zawiera nic nowego lub są to rzeczy mało znaczące, lub tak specjalistyczne, że nikogo poza autorem nie interesują.
4. Nie używaj słów, tj. „lider, mamy zaszczyt poinformować, innowacja” ( chyba, że rzeczywiście informujesz o innowacji na rynku. Nie wprowadzaj dziennikarza świadomie w błąd).
5. Mail do wszystkich. „Szanowni Państwo, pragniemy poinformować…” STOP! Przygotuj wiadomość dedykowaną adresatowi. Podczas rozsyłania informacji prasowej, nie zapomnij o personalizacji. W zupełnie inny sposób zwrócisz się do blogera, inaczej do dziennikarza, z którym już współpracujesz, a jeszcze inaczej do nowych redaktorów, z którymi zamierzasz nawiązać relacje. W krótkiej wiadomości mailowej zawrzyj najistotniejsze informacje (lead).
6. Mail bez załączników. Pamiętaj o tym, aby załączyć informację prasową w formacie, który umożliwi dziennikarzowi edycję. Zadbaj o dostarczenie dobrej jakości grafik.
7. Brak kontaktu po publikacji. Z punktu widzenia redaktora mogę zdradzić Ci, że ponowny kontakt po zamieszczonej informacji jest tak samo ważny, jak pierwsza rozmowa. Krótka wiadomość z podziękowaniem nie zajmie Ci wiele czasu, a z pewnością zaowocuje podczas kolejnych działań. Dbaj o swoje kontakty na liście! Nie traktuj tego zadania, jako czynności „do odhaczenia”.
Buduj markę świadomie
Informacja prasowa powinna podtrzymywać uwagę dziennikarzy. To działania, które powinny być systematyczne, ale jednocześnie wykorzystywane z umiarem. Intensywność dystrybucji zależy od specyfiki branży, ale staraj się nie wysyłać informacji częściej niż raz na dwa tygodnie i nie rzadziej niż raz na dwa miesiące. Wysyłaj je tylko wtedy, gdy masz coś wartościowego do przekazania. Nie nadwyrężaj uwagi dziennikarzy informacjami o Twoich nowych produktach czy usługach, bo w sytuacji kryzysowej, kiedy będziesz potrzebował tej uwagi najbardziej, okaże się, że przez wcześniejsze nachalne próby zainteresowania, nikt nawet nie podejmie działania w Twoim kierunku.
Zachęcam do przygotowania własnej bazy dziennikarzy, dbania o relacje z mediami oraz przekazywania wartościowych wiadomości. Jeśli jednak nie masz na to czasu lub szukasz osoby, której mógłbyś zlecić działania związane z budową profesjonalnego wizerunku, napisz do mnie. Chętnie pomogę.

WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

photo: stocksnap.io

Zobacz także: