Co powinieneś wiedzieć zanim zatrudnisz fotografa? Na co zwrócić uwagę przy powierzeniu zlecenia? Co powinno znaleźć się w briefie oraz na co należy uważać?
Nawiązałeś współpracę z najlepszymi prelegentami i influencerami. Doskonale wiesz, że tematyka organizowanego przez Ciebie wydarzenia będzie unikalna i zaskoczy swoją nietuzinkowością, a każdy najdrobniejszy element został starannie dopracowany. Praktycznie wszystko jest już dopięte na ostatni guzik i tworzy oryginalną całość. Ach! Brakuje fotografa! Kto uwieczni i udokumentuje ten ważny moment?
Fotografia eventowa
Profesjonalnie udokumentowany event to wymarzona wizytówka firmy. Przesądza o sposobie relacjonowania przez media. Przede wszystkim jednak przesądza o tym w jaki sposób odbiorą go Twoi klienci i pracownicy. Obecność fotografa na evencie jest obowiązkowa, ale wybór zazwyczaj nie jest oczywisty.. Konkurencja na rynku jest ogromna, a oferta cenowa niezwykle zróżnicowana. Wybór fotografa jest oczywiście podyktowany osobistymi preferencjami i koncepcją wydarzenia.
Przed podjęciem decyzji, warto przejrzeć portfolio swojego faworyta oraz zapoznać się z jego doświadczeniem. Warto sprawdzić czy fotograf relacjonował już podobne wydarzenia. Każdy z fotografów posiada przecież profesjonalny sprzęt za kilkanaście tysięcy, poczucie estetyki i wyczucie, ale to jednak nie jest wszystko. To zawartość i treść przekazu odpowiadają za reakcję odbiorcy. Od fotografa zależy, jak Twój event odbiorą Twoi przyszli Klienci.
Obecność fotografa na wydarzeniu możemy rozpatrywać w dwóch kategoriach: w postaci dyskretnej dokumentacji lub aktywnego uczestnictwa. Fotograf może z ukrycia obserwować całe wydarzenie, bądź stać się jego główną atrakcją. To od Ciebie zależy, która forma będzie najodpowiedniejsza i sprawdzi się akurat podczas organizowanego przez Ciebie wydarzenia. Fotograf wykonujący swoją pracę niemalże z ukrycia, ma szansę uchwycić prawdziwe emocje i uwiecznić momenty, które nie miałyby szans ujrzeć światła dziennego.
Łapanie chwil to pożądana umiejętność w branży eventowej. Bardzo często zdjęcia z eventu to relacja graficzna tego, co działo się i kto był na nim obecny. To suchy przekaz, nie przedstawiający klimatu czy energii, nie pobudzający do refleksji ( tzw. dokumentacja eventowa). Poprzez aktywne uczestnictwo ekipy fotograficznej rozumie się wykorzystanie: fotobudek, ścianek lub budowę specjalnej scenerii tematycznej. Zakres obowiązków fotografa czy ekipy fotograficznej powinien zostać szczegółowo omówiony przed umożliwieniem fotorelacji, ponieważ usprawni to pracę fotografa. Event to gra zespołowa, więc wspólnie należy starać się o uzyskanie najlepszego możliwego efektu.
Podstawa to brief
Bez briefu, czyli dokumentu omawiającego obsługę fotograficzną ani rusz! Precyzyjnie i szczegółowo przygotowany plan pozwoli ustalić zakres obowiązków oraz kosztorys usługi. Dzięki temu zarówno zleceniodawca, jak i fotograf będą dokładnie wiedzieli, co mają robić i jakie są ich wzajemne oczekiwania. Dużą staranność należy przyłożyć do prezentacji wizji fotorelacji. Co powinno znaleźć się w briefie?
- data wydarzenia
- lokalizacja
- rodzaj eventu – zupełnie inaczej wygląda relacja z konferencji, targów czy kongresu, a zupełnie inaczej z imprezy firmowej, czy eventu odbywającego się w plenerze
- planowana ilość osób obecnych na wydarzeniu – pozwoli to firmie fotograficznej na ustalenie liczby fotografów, jaka powinna zostać wysłana na realizację
- oczekiwany czas obecności fotografa z wyszczególnionymi godzinami atrakcji podczas, których jego obecność jest obowiązkowa
- wizja fotorelacji – przedstaw swoje oczekiwania: co, kto i gdzie powinien zostać uwieczniony, aby uniknąć ewentualnych niedomówień
- preferowana liczba zdjęć
- pożądany termin otrzymania gotowej fotorelacji
- informacja dotycząca wielkości pomieszczenia/pleneru, poziomu oświetlenia, rodzaju zdjęć (czy będą to zdjęcia grupowe/indywidualne/z lotu ptaka/z bliska), jakiego rodzaju wydarzenia towarzyszące będzie musiał sfotografować – te informacje pozwolą fotografowi na dobranie odpowiedniego sprzętu. Do zdjęć grupowych lub wykonywanych z daleka, fotograf będzie musiał zabrać ze sobą obiektyw szerokokątny, natomiast do zdjęć ludzi wystarczy 50 mm lub 75 mm ( portretowy). Chyba, że dysponuje obiektywem zmiennoogniskowym to już wtedy zupełnie inna sprawa 🙂 Tak, czy inaczej informacje te pozwolą zleceniobiorcy zabrać ze sobą odpowiedni sprzęt tj. statywy, lampy błyskowe, ewentualnie dodatkowe oświetlenie.
- informacja o potrzebie tzw. „zdjęć startowych”, które Klient może opublikować w social media chwilę przed startem imprezy.
Podczas prezentacji swoich oczekiwań weź pod uwagę:
- Umożliwienie wizji lokalnej, wykonania zdjęć próbnych, czyli wizyta przed rozpoczęciem wydarzenia. Zwykle odbywa się godzinę przed rozpoczęciem eventu. Jest to czas, w którym fotograf może zapoznać się z ostateczną agendą, z rozkładem sal oraz rodzajem oświetlenia ( bardzo często zdarza się, że w każdym pomieszczeniu mamy do czynienia z innym źródłem światła; na profesjonalnie przygotowanych eventach światło powinno być zbliżone do światła dziennego). Przed eventem atmosfera jest nerwowa, ale warto uwzględnić w swoim planie krótkie, podsumowujące spotkanie z fotografem i oprowadzić po najważniejszych punktach.
- Doprecyzuj, co rozumiesz przez sformułowanie „emocje widoczne na zdjęciach„.
- Zwróć uwagę, aby fotorelacja charakteryzowała się jednolitością i spójnością.
- Ścianka na wydarzeniu. Wielu zleceniodawców entuzjastycznie podchodzi do kwestii ścianek, ale trzeba pamiętać, że nie do każdego rodzaju wydarzenia ścianka jest odpowiednia. Przykładowo: uczestnicy konferencji i kongresów nie bardzo wiedzą, w jakim celu mieliby wykonywać zdjęcia na ściance, bo często wolą zachować anonimowość. Z kolei uczestnicy imprez firmowych i bankietów, wręcz uwielbiają fotografować się na ściance. Ponadto ścianka zawierająca logotypy sponsorów, bądź zleceniodawcy to dobra forma reklamy – uczestnicy wykonują sobie zdjęcia na ściance i wrzucają do sieci, relacjonując w tym czasie swój dzień oraz uczestnictwo w godnym uwagi wydarzeniu ( popularne Instastory bądź FB Story).
- Weź pod uwagę, że rzadko sprawdza się zasada „Jestem fotografem. Mogę fotografować na evencie”. Zazwyczaj twórca specjalizuje się w konkretnym rodzaju zdjęć. Fotograf produktowy przygotuje zupełnie inną formę zdjęć z eventu – będą to prawdopodobnie bardziej artystyczne zdjęcia.
- Komunikatywność. Warto zwrócić uwagę na osobowość fotografa. Naturalne zdjęcia, pełne pozytywnej energii uzyska ciepły człowiek, przy którym inni czują się komfortowo i nawet najbardziej wstydliwa osoba uśmiechnie się do jego zdjęcia.
- Partnerskie relacje. Zadbaj o poczucie bezpieczeństwa. Jednym z najważniejszych elementów jest podpisanie umowy.
Kiedy otrzymam gotowe zdjęcia?
Oczywiście, bardzo ważny jest czas publikacji, aby emocje po imprezie zbyt mocno nie opadły. W dobie social media jest to wręcz jeden z najważniejszym punktów, który należy ustalić w trakcie nawiązywania współpracy. Każdy z uczestników chciałby przecież zobaczyć zdjęcia, jak najszybciej. Publikacja po tygodniu, czy dwóch kompletnie mija się z celem. Natomiast warto zdać sobie sprawę z tego, że fotograf potrzebuje trochę czasu, aby wybrać i przygotować najlepsze ujęcia.
Fotograf wykonuje zdjęcia w RAWach, czyli surowych formatach zapisu danych z matrycy światłoczułej, które wymagają edycji w zaawansowanych programach graficznych. Najlepiej dać ok. 2-3 dni na przygotowanie całej fotorelacji. Pamiętaj, że najważniejsza jest jakość, a pośpiech bywa złym doradcą. Fotograf może dostarczyć materiał zdjęciowy w trakcie lub kilka godzin po evencie. Jednak jest to rozwiązanie, które najczęściej wiąże się z dodatkowym kosztem, ponieważ oprócz z kosztem fotografa, czasem należy liczyć się z zatrudnieniem fotoedytora, a także zapewnieniem lokalizacji oraz warunków technicznych do pracy w trakcie eventu. Nie mniej jednak, warto zapytać i ustalić tę kwestię z fotografem. Niektórzy z nich posiadają umiejętności edytorskie i są w stanie samodzielnie przygotować zdjęcia do publikacji nawet do kilku godzin po evencie.
Prawa do publikacji zdjęć
Istotną kwestią w nawiązaniu współpracy z fotografem jest ustalenie kwestii praw autorskich. Należy wyraźnie zaznaczyć, w jakim celu zdjęcia będą wykorzystywane. Czy jedynie jako dokumentacja do prezentacji, czy do publikacji na stronie internetowej, w social mediach,, na portalach internetowych i w magazynach drukowanych. Cena całej usługi może ulec zmianie nawet do 100%, dlatego ten punkt należy uwzględnić w budżecie oraz przy ustalaniu zasad współpracy.
Dla przykładu cena obsługi małego eventu może wynosić około 1000 złotych w wersji dokumentacyjnej, a w przypadku opcji zawierającej możliwość publikacji na stronach internetowych, Facebooku, mediach drukowanych, cena może wzrosnąć i oscylować w granicach 3500 złotych.
Koszt fotorelacji
Stawki w branży fotografii eventowej wahają się dosyć mocno. Najczęściej wyrażone są w wartości godzinowej i liczbie gotowych zdjęć. Niekoniecznie fotograf, który wycenia swoje usługi wysoko, zagwarantuje sukces. Ktoś, kto ceni się nisko, może mieć w swoim dorobku całkiem niezłe kadry lub jest początkujący i buduje swoje portfolio. Są ludzie, którzy mimo niedużego doświadczenia mają smykałkę do zdjęć i warto dać im szansę. Co jeszcze trzeba wiedzieć? Warto zdecydować się na większy pakiet zdjęć, ponieważ pierwszą rzeczą, którą robią uczestnicy po wydarzeniach to … szukanie siebie na zdjęciach!
Masz pytania? Napisz do mnie.
Chętnie pomogę i doradzę w kwestii fotografii eventowej. Razem ustalimy najlepszą formę współpracy!
Zainteresowany? Zajrzyj do mojego portfolio fotograficznego lub od razu przejdź do sklepu i wybierz voucher lub kartę podarunkową na sesję.
